Dank Wolke Zugriff auf alle Dokumente

Im Oktober letzten Jahres bin ich nach Spanien. Für sechs Monate. Eine Art Erasmus-Austausch unter jungen Gründern. Hat Spaß gemacht, kann es jedem empfehlen. Einfach nach “Erasmus für junge Unternehmer” googeln und bewerben! Vor dem Reiseantritt habe ich brav alle Inhalte aus meinem Computer auf eine externe Festplatte kopiert. Die Festplatte an mein Laptop angeschlossen, einen Ordner geöffnet. Zugriff erfolgte ohne Probleme.

 Dort angekommen, dann der große Schock: Auf einige der wichtigsten Ordner aus der Festplatte hatte ich keinen Zugriff. Bevor ich große Aktionen startete, wollte ich einmal sehen, ob ich auch ohne die Festplattenordner sechs Monate überlegen konnte. Und ich muss sagen, es hat geklappt. Und zwar so:

Einige der wichtigen Dokumente hatte ich in der Cloud. Die Cloud (Wolke) ist virtueller Ort für Hard- und Software, die von uns – eventuell unbewusst – genutzt werden. So nutze ich auch Dokumenten-Management-Systeme (DMS), in denen ich einige der wichtigen Dokumente gelagert hatte. Ein paar weitere habe ich mir dann von zu Hause zumailen lassen.

Immer mehr gerade junge Unternehmen entscheiden sich für die Digitalisierung ihrer unternehmensrelevanten Daten, Akten und Dokumente und legen diese in einer DMS Cloud ab. Das hat mehrere Gründe:

  1. Ein solches Vorgehen ist ressourcensparender. Gerade, wenn Unternehmen mit großen (Bild-)Dateien arbeiten, reichen eigene Server- oder Rechnerleistungen nicht aus oder werden unnötig beansprucht.
  2. Mehr Flexibilität durch Online-Zugriff. Immer mehr Teams arbeiten räumlich voneinander getrennt oder mobil. Gerade im Zeitalter der Tablets ist es von enormen Vorteil, wenn man auf benötigte Dokumente gleich via Internet zugreifen kann.
  3. Dokumenten-Management-Systeme im Netz erlauben einem meist nur eine Version eines Dokuments. So ist stets gewährleistet, dass immer die aktuellste Version der Datei genutzt wird. Früher hatte jeder Mitarbeiter eine eigene Version abgespeichert und eventuell eine veraltete.
  4. Die Cloud ermöglicht natürlich auch das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten. Nicht nur intern, sondern auch extern. Kunden können so Zugriffsrechte direkt online vergeben werden.

Natürlich gibt es auch Kritik zu DMS und der Cloud. Kritikern geht es vor allem um die Datensicherheit. Schließlich werden Dokumente auf fremden Servern gespeichert, auf die auch andere Cloudnutzer Zugriff besitzen. Bei spezialisierten Anbietern ist bei mir die Sorge nicht all zu groß. Deren Business ist es auch ihre Server stets uptodate zu halten und Sicherheit zu gewährleisten. Dennoch würde ich Dokumente mit sensiblen Informationen erstmal nicht in der Cloud aufbewahren.

Legt Ihr Dokumente im Internet ab? Seid ihr da eher offen oder skeptisch?

(Bildquelle: Noppasin Kortungsap / 123rf.com)

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